Способы управления

8. Управление финансами ТСЖ

Не всегда сразу легко уяснить, что включает в себя понятие "система управления финансами" и что это означает для ТСЖ. Как при покупке любого товара, у каждого собственника при получении услуг главный вопрос: сколько это будет для меня стоить? Этот же вопрос возникает при заказе новых услуг и работ. Поэтому вопрос сбора и расходования денежных средств требует пристального внимания, учета, отчетности.

Управление финансами - это система действий по определению потребности, сбору и расходованию финансовых средств.

Правильно организованное и систематическое управление финансами в ТСЖ обеспечивает:

- точность ведения финансовой документации;
- механизм контроля финансовых операций;
- основу деятельности по распоряжению общим имуществом;
- уверенность собственников в правильности использования их средств;
- снижение риска финансовых потерь (по халатности, умыслу или другим причинам).

В случае самоуправления финансовый план в ТСЖ готовит председатель, или правление создает специальный комитет для подготовки финансового плана. При управлении по договору - управляющий или управляющая организация.

Более, чем другие аспекты деятельности ТСЖ, финансовые вопросы требуют безупречных личностных качеств от людей, занимающихся ими.

8.1. Составляющие элементы управления финансами

В больших ТСЖ (со значительным числом собственников жилья) готовят финансовый план управления на год и долгосрочную перспективу. Ценным материалом являются бухгалтерские данные за предыдущий период. Но жизненно важно, чтобы новый бюджет базировался на новых оценках затрат с учетом полученных предложений и расчетов, а не представлял собой подкорректированную копию прошлогоднего бюджета.

Составляющими элементами деятельности по управлению финансами являются:

- подготовка сметы доходов и расходов ТСЖ;
- подготовка специальных смет (детальные сметы на выполнение отдельных видов работ, главным образом связанных с капитальными ремонтами);
- ведение бухгалтерского учета;
- управление доходами;
- управление расходами;
- составление балансов и финансовых отчетов;
- учет и выплата налогов;
- организация сбора платежей;
- организация внешних аудиторских проверок;
- корректирование планов и смет доходов и расходов по результатам оценки финансово-хозяйственной деятельности;
- вложение финансовых средств ТСЖ с целью сохранения (страхование) и получения дополнительных доходов.

В настоящее время председатель правления и бухгалтер не могут предотвратить инфляционные потери, и есть определенные риски для ТСЖ при накоплении средств на будущие ремонты. Поэтому при размещении средств и страховании общего имущества желательно проконсультироваться у нескольких банков и специалистов, прежде чем принять решение о вложении средств.

Все эти затратные статьи (например, консультации на платной основе) учитываются также при процедуре подготовки проекта сметы доходов и расходов (как и все меры по обеспечению сбора платежей с собственников, влекущие за собой расходы).

Всем собственникам квартир и нежилых помещений в ТСЖ должна быть предоставлена возможность высказать свое мнение по поводу финансового плана и сделать предложения. Следует отметить, что многие из нанимателей квартир или арендаторов помещений, принадлежащих ТСЖ, могут проявлять интерес к его делам, иметь ценные замечания и предложения. Поэтому управляющему или членам правления стоит найти время, чтобы выслушать арендаторов жилых и нежилых помещений либо пригласить их на общее собрание, чтобы получить их предложения и комментарии.

К оглавлению

8.2. Управление доходами и расходами

При составлении планов и смет необходимо помнить о тесной взаимосвязи между планами работ (объемы в натуральном выражении), сметой доходов и расходов (денежное выражение реализации планов) и отражением исполнения планов, поступления и расходования средств в финансовых документах.

Основное назначение бухгалтерского учета - последовательная и точная регистрация всей информации о финансовых операциях.

Главная бухгалтерская книга - это основной финансовый документ. Она содержит план счетов для регистрации всех финансовых операций. План бухгалтерских счетов включает в себя все счета, необходимые для составления финансовых отчетов Гроссбухи, бухгалтерские книги, книги учета, папки архивных документов являются подтверждением данных главной бухгалтерской книги. В ТСЖ бухгалтер начинает вести эти документы самостоятельно, при замене бухгалтера они передаются по акту.

Управление расходами включает в себя контроль и утверждение расходов, необходимые выплаты.

1. Контроль и утверждение расходов:

- все расходы должны контролироваться и по ним необходимо отчитываться;
- утверждение расходов основывается на соответствии их смете и наличии средств;
- если расходы превышают сумму соответствующей статьи сметы, следует по возможности указать статьи, по которым возможна экономия средств.

(Например: затраты на проведение осмотров и профилактических работ по техническому обслуживанию будут рассчитываться, главным образом, как затраты, связанные с оплатой труда технического персонала - электриков, слесарей-сантехников и др. Для расчета этих затрат необходимо определить, сколько времени будут работать эти специалисты в течение месяца/года - на полную ставку, на неполную ставку, время от времени и т. д. Для приблизительных расчетов можно воспользоваться нормами трудозатрат, которые использовались в государственных жилищных организациях (справочные данные). Затем нужно определить размер вознаграждения для каждого наименования технического персонала, включая подоходный налог. Потом рассчитать расходы с учетом налогов/отчислений на фонд заработной платы.)

2. Последовательность действий при выплатах:

- принятие товаров или услуг и утверждение счетов-фактур (выполняет ответственный за прием работ);
- статью сметы, на которую относится расход, утверждает председатель правления или управляющий (без утверждения статьи расхода не может быть утверждена выплата);
- оплата производится на основании договоров при условии выполнения договорных обязательств (выполнение подтверждает ответственный за прием работ);
- важно планировать наличные суммы на остатке в кассе и к выдаче, своевременно сдавать наличные деньги в банк;
- документация по расходам и выплатам ведется постоянно.

Управление доходами - определение статей дохода, поиск дополнительных источников доходов и сбор всех денежных средств на счет ТСЖ.

Типичные статьи доходов:

- обязательные взносы членов ТСЖ на содержание общего имущества (регулярные, разовые, целевые);
- добровольные взносы членов ТСЖ и других лиц;
- платежи собственников нежилых помещений и объектов, расположенных на земельном участке ТСЖ.

Доходы от хозяйственной деятельности:

- сдача в аренду объектов общего имущества;
- оказание услуг жителям дома;
- оказание услуг по договорам другим ТСЖ.

Размер доходов от хозяйственной деятельности зависит от наличия помещений и территории для сдачи в аренду, а также от организаторских способностей управляющего (председателя правления).

Отчисления поставщиков коммунальных услуг за сбор платежей:

- возмещение поставщикам коммунальных услуг затрат на содержание внутридомовых сетей (его необходимо предусмотреть в договорах на поставку услуг);
- процентный доход (за хранение средств на банковском счете и др.);
- пени, штрафы, иные доходы.

Доходы от хозяйственной деятельности и иные доходы могут расходоваться только на уставные цели ТСЖ по решению общего собрания членов ТСЖ.

Основные элементы управления доходами:

- точный расчет и составление счетов к оплате по обязательным взносам;
- запись оплат в соответствующих книгах учета;
- отслеживание не оплаченных и задержанных платежей по счетам и договорам;
- надежное хранение всех квитанций во избежание утраты и подделок.

При расчете размеров обязательных взносов собственников помещений необходимо учесть другие источники доходов. С увеличением доли дополнительно привлекаемых доходов уменьшаются размеры обязательных взносов собственников. Грамотный управляющий должен стараться найти возможности для получения дополнительных доходов.

Наличие дополнительных доходов влияет на величину обязательных платежей собственников. Необходимо сначала определить гарантированные дополнительные доходы. Затем рассчитываются доходы от взносов собственников как разница между расходами и суммой дополнительных доходов.

После определения необходимой доходной части смет на содержание домов можно получить предполагаемый размер взносов собственников в расчете на один квадратный метр помещения.

Основная задача управления финансами состоит не в том, чтобы свести платежи к минимуму, а в том, чтобы обеспечить денежными средствами необходимый объем работ по дому. Кроме того, надо найти аргументы, которые убедили бы собственников в необходимости вложения средств в свой дом.

Качественный ремонт повышает стоимость недвижимости.

Очень часто деньги, вкладываемые сегодня, позволяют сократить расходы в будущем. Например, дорогой ремонт кровли с применением материалов с долгим сроком эксплуатации или устройство теплоизоляции с одновременной установкой систем регулирования теплопотребления и учета потребляемого тепла позволят сэкономить средства в следующем периоде.

Кроме того, при качественном ремонте, рассчитанном на долгосрочную эксплуатацию здания, возрастает стоимость недвижимости собственников. В центральной части городов старые здания после капитального ремонта зачастую имеют более высокую стоимость квадратного метра, чем новостройки.

Сбор обязательных взносов.

При организации сбора обязательных взносов на содержание общего имущества необходимо соблюдать следующие правила:

1. Собственники должны получать счета (квитанции) на сумму оплаты или иметь расчетные книжки.
2. Ведется журнал учета квитанций при оплате, произведенной наличными деньгами.
3. Безналичные платежи сверяются с журналом.
4. По каждому помещению, собственнику ведется отдельный учет.

Для своевременного сбора платежей необходимо, чтобы собственники понимали важность финансирования содержания дома, знали, на что идут их деньги, видели результаты вложения своих средств. При необходимости могут быть разработаны общие для всех правила, стимулирующие дисциплину платежей.

В объединении собственников помещений дома самое главное - взаимопонимание и взаимоответственность. Должники должны не кооперативу, не ТСЖ, не управляющему или председателю - они в долгу перед своим домом и своими соседями.

Председатель правления ТСЖ или управляющий - это не начальник ЖЭКа. Необходимо уважительное отношение к людям; ко всем без исключения должны применяться одинаковые правила и процедуры. Люди в доме имеют возможность вникнуть в жизненные обстоятельства своих соседей и при необходимости пойти им навстречу. ТСЖ может применять разные подходы к тем, кто хочет, но не может заплатить, и к тем, кто не платит, потому что не хочет, хотя и может сделать это.

В любом случае, судебные процедуры в отношении задолжников - это последняя мера. Существует много других возможностей решать вопросы внесения платежей (взносов). В работе по сбору платежей правлению или управляющему могут помочь ссылки на законодательство, регулирующее данные вопросы.

Необходимы поддержка и взаимопонимание с членами ТСЖ. Из практики можно предложить два рабочих варианта взаимодействия.

1. Целесообразно использовать следующие меры и подходы:

- привлечь членов ТСЖ к разработке порядка сбора платежей и положения о штрафных санкциях;
- обеспечить информирование о порядке сбора платежей;
- привлечь членов ТСЖ к участию в обсуждении сметы доходов и расходов;
- обеспечить информирование о непредвиденных расходах;
- налаживать и сохранять личные и письменные контакты.

2. Документ становится приемлемым для всех правилом, если совместно обсуждается применение общего для всех членов ТСЖ порядка сбора платежей и взыскания задолженностей.

К оглавлению

8.3. Фонды и резервы

Для проведения значительных и затратных объемов работ бывает невозможно собрать средства единовременно.

Рассмотрим вероятные пути формирования специального фонда на замены и ремонты:

1. Накопление:

- отложить ремонт;
- одновременно увеличить размеры начислений (или сократить расходы);
- вложить полученные средства с получением прибыли, превышающей уровень инфляции.

2. Целевые сборы:

- установить специальный сбор для проведения необходимого немедленного ремонта.

3. Заем, кредит:

- получить согласие и индивидуальные расписки собственников о принятии обязательств по выплате их доли заемных средств (для погашения кредита);
- получить поручительство муниципалитета для взятия кредита;
- взять кредит и произвести ремонт.

4. Возможно одновременное использование двух любых или всех вариантов в согласованных долях.

Резервный фонд может быть предназначен для работ аварийного характера, учитывая, что обычно не удается вовремя собрать все 100% ежемесячных платежей собственников, а работы из-за этого не должны останавливаться. (По статистике даже в развитых странах сбор платежей достигает примерно 95%).

Кроме того, если не создается специальный фонд будущих ремонтов, то средства на ремонты могут накапливаться в составе резервного фонда. Если средства резервного фонда не были израсходованы в течение года, то остаток может учитываться при планировании расходов на ремонты последующего периода.

К оглавлению

8.4. Финансовый контроль

При финансовом контроле прежде всего проверяются последовательность действий по счетам к оплате и по бухгалтерскому учету доходов.

Последовательность действий по счетам к оплате:

1. Утверждение счетов.
2. Подготовка оплаты.
3. Выполнение оплаты.

Последовательность действий по бухгалтерскому учету доходов:

1. Подготовка квитанций по доходам и депозитам.
2. Проверка депозитов.
3. Сверка с главной бухгалтерской книгой и банковским отчетом.

Дополнительным финансовым контролем внутри организации является подпись руководителя на банковских документах, наличие подписей, соответствующих образцу - контроль прохождения платежей со стороны банка.

Подписи для подтверждения чеков или перевода фондов.

Не всегда нужно иметь две подписи на банковских документах, количество подписей и их образцы согласовываются с банком. Для подтверждения чеков возможно оформление одной подписи, причем это, как правило, подпись председателя правления, а не наемного управляющего.

Бухгалтер ТСЖ может провести следующие банковские сверки:

- проверка депозитов;
- проверка отмены чеков и денежных перечислений;
- сверка с главной бухгалтерской книгой.

Внутренние финансовые проверки могут быть организованы при передаче дел от одного работника другому, а также по требованию членов ТСЖ.

Осуществлять такие проверки могут:

- ревизионная комиссия;
- правление;
- внешний аудитор (в том числе инспектор налоговой инспекции).

Внешние аудиторские проверки проводятся редко. Они могут быть инициированы собственниками (не менее чем 10% голосов), правлением (по деятельности управляющего), местной администрацией, налоговой инспекцией и т. д. Если учет и документация в ТСЖ гарантированно обеспечивают соответствие счетов-фактур и квитанций, записей в главной бухгалтерской книге и оплаты, проверки только помогут бухгалтеру в исправлении мелких недочетов.

К оглавлению

8.5. Финансовая отчетность

На вопрос, перед кем отчитываются ТСЖ и его управляющий, обычно в первую очередь называют внешние органы - налоговую инспекцию, органы статистики и т. д. Реже упоминается отчетность перед членами ТСЖ. Тем не менее, для объединения собственников ключевым моментом является регулярная финансовая отчетность перед теми, кто платит деньги на содержание дома - собственниками помещений.

Определим порядок и периодичность отчетности руководства ТСЖ.

1. Перед собственниками, членами ТСЖ (периодичность и форма отчетности утверждается на общем собрании):

- отчет о доходах и расходах в сравнении со сметой (Приложение 24);
- отчет о результатах хозяйственной деятельности (о прибылях и убытках);
- отчет о незанятых помещениях.

2. Ежеквартальные отчеты (перед налоговой инспекцией и фондами):

- отчет о доходах и расходах;
- источники и использование средств;
- отчет о счетах к оплате;
- ежемесячный реестр счетов;
- отчет о дебиторах по расчетам.

3. Отчеты на конец года (перед членами ТСЖ, перед всеми собственниками помещений):

- отчет о доходах и расходах в сравнении со сметой;
- отчет о результатах хозяйственной деятельности (о прибылях и убытках).

4. Отчеты по требованию собственников помещений.

Такие отчеты не имеют периодичности, они вызываются форс-мажорными обстоятельствами.

К оглавлению

8.6. Профессиональная помощь ТСЖ по финансовым вопросам

Для решения проблем, возникающих перед председателем правления и бухгалтером при организации бухучета в новом ТСЖ либо при изменении объекта управления (например, присоединении или отделении части домов), требуется помощь опытных профессионалов. Ее могут оказать привлеченные консультанты.

1. Профессиональный бухгалтер-консультант:

- знание системы бухгалтерского учета;
- знание налогового законодательства;
- оформление документов отчетности.

2. Независимый аудитор:

- правильность финансовых процедур и ведения бухгалтерского учета.

3. Консультанты по инвестициям, страхованию:

- знание предложений финансовых организаций;
- надежность инвестиций (уменьшение риска потерь вложений).

Правлению ТСЖ, располагающему сведениями о собственниках и нанимателях помещений, можно найти консультантов среди жильцов (Приложение 31).

Смета принимается голосованием на общем собрании членов ТСЖ, а правление ТСЖ анализирует составленный на основе сметы финансовый план и в случае необходимости рекомендует изменения.

Существует два подхода к принятию (утверждению) финансового плана. В некоторых ТСЖ требуется представить весь финансовый план общему собранию членов ТСЖ для принятия. В других ТСЖ правление имеет полномочия принимать финансовый план без одобрения собственников.

Осуществление финансового управления, в частности соблюдение финансового плана, является прерогативой правления ТСЖ. Отклонения в реальных операциях по финансовому плану не может отличаться от принятой сметы более чем на 10%.

В ТСЖ с большим числом собственников может быть создан специальный комитет для контроля за финансовой деятельностью управляющей компании. Отчет по исполнению сметы может быть затребован собственниками каждый квартал, даже месяц. Таким образом, финансовый план тоже в основном контролируется собственниками.

При оборудовании информационного уголка в ТСЖ (Приложение 22, 23) промежуточные отчеты могут быть размещены на доске объявлений с опережением запроса собственников.

К оглавлению

Главная | Контакты